Rédiger le procès-verbal du conseil municipal, à partir de l’enregistrement

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Compte rendu du conseil municipal : ce qui a changé en 2022

L’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 a supprimé le compte rendu des séances du conseil municipal à compter du 1er juillet 2022. Selon la DGCL, ce document faisait en pratique doublon avec le procès-verbal. La suppression vaut aussi pour les EPCI et les syndicats mixtes fermés.

Deux documents le remplacent. La liste des délibérations assure l’information rapide du public : elle est affichée en mairie et publiée sur le site de la commune, s’il existe, dans la semaine qui suit la séance. Le procès-verbal, lui, devient le document de référence sur le déroulement de la séance.

• Liste des délibérations (article L2121-25 du CGCT) : au minimum la date de la séance et l’objet de chaque délibération approuvée ou refusée
• Procès-verbal (article L2121-15 du CGCT) : le déroulement de la séance, les votes et la teneur des discussions

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Ce que doit contenir le procès-verbal

Le CGCT fixe désormais précisément le contenu du procès-verbal. Il doit mentionner :

• la date et l’heure de la séance
• les noms du président, des conseillers présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance
• le quorum
• l’ordre du jour
• les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées
• les demandes de scrutin particulier
• le résultat des scrutins, avec, pour les scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote
• la teneur des discussions au cours de la séance

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La teneur des discussions : résumer sans trahir

C’est la partie qui prend le plus de temps. La DGCL précise qu’il s’agit du résumé des opinions exprimées sur chaque point de l’ordre du jour : il n’est pas obligatoire de retranscrire l’ensemble des échanges. L’objectif est d’informer les citoyens des principales interventions et opinions qui éclairent la décision prise.

Un résumé fidèle suppose de retrouver qui a dit quoi, et avec quelles réserves. Sans enregistrement, il repose sur les notes prises pendant la séance. Avec l’enregistrement et sa transcription, chaque intervention se vérifie en réécoutant le passage, y compris quand un élu conteste la formulation au moment d’arrêter le procès-verbal.

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Qui rédige, qui signe, dans quels délais

Le procès-verbal est rédigé par le ou les secrétaires de séance, nommés par le conseil parmi ses membres. Le conseil peut leur adjoindre des auxiliaires pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances sans participer aux délibérations : c’est souvent le rôle du secrétaire de mairie ou du DGS, qui prépare le texte.

Le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires. Dans la semaine qui suit la séance où il a été arrêté, il est publié sous forme électronique sur le site internet de la commune, lorsqu’elle en a un, et un exemplaire papier est mis à la disposition du public.

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Avec Klang : de l’enregistrement au premier jet

Enregistrez la séance avec l’application mobile posée près du président de séance ou de la sonorisation de la salle. Si la séance se tient en partie à distance, l’assistant Klang peut rejoindre la réunion Teams, Zoom ou Google Meet. À la fin, Klang transcrit l’enregistrement et sépare les intervenants ; vous les renommez avec le nom de chaque élu.

Créez ensuite une analyse avec la transcription, l’ordre du jour et, si vous le souhaitez, un procès-verbal précédent comme modèle. Demandez à Klang de rédiger le procès-verbal point par point, avec la teneur des discussions et le résultat des votes. Chaque passage de la réponse renvoie à l’horodatage de la séance : vous vérifiez, corrigez, puis enregistrez le résultat comme document et l’exportez en Word ou en PDF.

Avec l’offre Team, un administrateur peut enregistrer cette consigne et votre modèle dans un modèle d’analyse personnalisé : à chaque séance, il suffit d’ajouter la nouvelle transcription.