Protokoll der Eigentümerversammlung: Muster, Pflichtangaben und KI-Entwurf
Nach jeder Eigentümerversammlung muss eine Niederschrift über die Beschlüsse her, und zwar unverzüglich. Hier steht, was das Wohnungseigentumsgesetz verlangt, wie ein brauchbares Protokoll aufgebaut ist und wie du den Entwurf aus einer Aufnahme vorbereiten lässt, statt aus Notizen zu rekonstruieren.
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Was § 24 WEG für die Niederschrift verlangt
§ 24 Abs. 6 WEG ist kurz: „Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen.“ Unterschreiben müssen der oder die Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch dessen Vorsitz oder Vertretung.
Den Vorsitz führt nach § 24 Abs. 5 WEG der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt. In der Praxis schreibt die Verwaltung also meist auch das Protokoll. Das Gesetz nennt ausdrücklich nur die Beschlüsse; was darüber hinaus hineingehört, regeln oft die Gemeinschaftsordnung oder die gewohnte Praxis der Gemeinschaft.
Eine feste Tageszahl nennt § 24 WEG nicht, sondern „unverzüglich“. Wer das Protokoll erst Wochen später aus Stichworten zusammensetzt, hat also nicht nur ein Erinnerungsproblem.
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Niederschrift und Beschluss-Sammlung sind zwei Dinge
Neben der Niederschrift ist nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG eine Beschluss-Sammlung zu führen, und zwar vom Verwalter. Sie enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, außerdem schriftliche Beschlüsse und Urteilsformeln aus Beschlussklagen. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert und unverzüglich erledigt.
Für deine Arbeit heißt das: Formuliere jeden Beschluss im Protokoll so, dass du ihn wortgleich in die Beschluss-Sammlung übernehmen kannst. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen, nach § 18 Abs. 4 WEG auch in die Verwaltungsunterlagen.
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Muster: so baust du das Protokoll auf
Der folgende Aufbau hat sich in der Praxis bewährt. Pflicht nach § 24 WEG sind die Beschlüsse und die Unterschriften; die übrigen Punkte machen das Protokoll nachvollziehbar, wenn später jemand einen Beschluss anzweifelt.
- Kopf: Gemeinschaft und Anschrift, Ort, Datum, Beginn und Ende der Versammlung
- Versammlungsleitung und Protokollführung
- Feststellung zur Einberufung: in Textform, mit Frist (§ 24 Abs. 4 WEG nennt mindestens drei Wochen als Soll-Frist)
- Anwesende und vertretene Eigentümer, Vollmachten, gegebenenfalls Teilnahme per Video
- Je Tagesordnungspunkt: Beschlussantrag im Wortlaut
- Abstimmungsergebnis: Ja, Nein, Enthaltungen
- Verkündung des Beschlussergebnisses durch die Versammlungsleitung
- Kurzer Verlauf nur, wo er für das Verständnis nötig ist
- Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG
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Online- und Hybridversammlungen
Nach § 23 Abs. 1 WEG können die Eigentümer beschließen, dass man auch ohne Anwesenheit vor Ort teilnehmen und seine Rechte elektronisch ausüben kann. Mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen kann die Gemeinschaft für höchstens drei Jahre auch eine rein virtuelle Versammlung beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG).
Für das Protokoll ändert sich wenig, für die Aufnahme einiges. Bei einer Videoversammlung über Teams, Zoom oder Google Meet kann der Klang-Assistent teilnehmen und aufzeichnen. Bei einer hybriden Versammlung nimmst du den Raum mit der Klang-App auf dem Telefon auf; auf dem Mac zeichnet die Klang-App auch den Ton der Online-Teilnehmenden auf.
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Die Versammlung aufnehmen: nur offen und mit Zustimmung
Eine Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar, dazu kommt der Datenschutz. Kündige eine Aufnahme deshalb in der Einladung an, hol zu Beginn die Zustimmung der Anwesenden ein und halte sie im Protokoll fest.
Nutze die Aufnahme als Arbeitshilfe für die Niederschrift und lege vorher fest, wann du sie löschst. Mehr dazu, wann eine Aufnahme erlaubt ist, liest du in unserem Ratgeber zum Aufzeichnen von Meetings. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
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Mit Klang von der Aufnahme zur Niederschrift
Klang transkribiert die Aufnahme, trennt die Sprecher und erstellt eine Zusammenfassung. Eine fertige Protokollvorlage für Eigentümerversammlungen gibt es nicht; du formulierst deine Anforderung selbst, und Klang schreibt den Entwurf.
- Öffne die Aufnahme der Versammlung in Klang.
- Bitte Klang um eine Niederschrift: jeder Tagesordnungspunkt mit Beschlussantrag im Wortlaut, Abstimmungsergebnis und Verkündung.
- Der Entwurf landet unter Dokumente. Gleiche jeden Beschluss und jedes Abstimmungsergebnis mit der verknüpften Stelle im Transkript ab.
- Speichere das Protokoll als Word oder PDF, lass es unterschreiben und übernimm die Beschlüsse wortgleich in die Beschluss-Sammlung.
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KI in der Hausverwaltung: wo Klang hilft und wo nicht
Klang ist keine Hausverwaltungssoftware. Abrechnung, Wirtschaftsplan und Mieterkommunikation bleiben in deinem bisherigen Programm. Klang übernimmt den Teil, der in Gesprächen steckt: Eigentümerversammlungen, Beiratssitzungen, Ortstermine mit Handwerkern und Telefonate mit Eigentümern.
Alle Gespräche einer Gemeinschaft legst du in einen Ordner. Später fragst du etwa, was zur Dachsanierung bereits gesagt wurde, und bekommst die Antwort mit Verweis auf Gespräch und Zeitmarke. Telefonate über die App, Sprechererkennung und automatische Weitergabe an Slack, Teams, Notion, Google Drive, OneDrive oder Dropbox gehören zu Pro.
Mitschreiben oder aus der Aufnahme entwerfen?
Beides führt zur Niederschrift. Der Unterschied liegt darin, woher die Wortlaute stammen:
| Von Hand mitschreiben | Aufnahme mit Klang | |
|---|---|---|
| Während der Versammlung | Leitung und Protokoll in einer Hand, oft unter Zeitdruck | Die Leitung konzentriert sich auf die Versammlung |
| Beschlussantrag | Aus Notizen rekonstruiert | Im Transkript nachlesbar, mit Audiostelle |
| Abstimmungsergebnis | Aus der Strichliste übertragen | Gegen die verknüpfte Stelle prüfbar |
| Nach der Versammlung | Protokoll aus Stichworten ausformulieren | Entwurf prüfen, als Word oder PDF speichern |
| Voraussetzung | Keine | Offene Ankündigung und Zustimmung zur Aufnahme |
Ein KI-Entwurf ersetzt nicht die Prüfung: Wortlaut der Beschlüsse und Stimmenzahlen kontrollierst du vor der Unterschrift immer selbst.
Muster: ein ausgefüllter Tagesordnungspunkt
Erfundenes Beispiel. Die Formulierung des Beschlusses ist so gewählt, dass sie wortgleich in die Beschluss-Sammlung passt.
- Kopf
- Eigentümerversammlung der Gemeinschaft Lindenstraße 12, 80331 München · 14. November · Beginn 18:00 Uhr, Ende 20:10 Uhr · Versammlungsleitung und Protokoll: Hausverwaltung Berger
- Einberufung
- Die Versammlungsleitung stellt fest, dass am 20. Oktober in Textform eingeladen wurde. Die Teilnahme per Video war nach Beschluss vom Vorjahr möglich.
- TOP 4 · Antrag
- Die Gemeinschaft beschließt die Erneuerung der Dachrinnen auf Grundlage des Angebots der Firma Huber vom 2. Oktober zum Bruttopreis von 18.400 €, finanziert aus der Erhaltungsrücklage.
- Abstimmung
- Ja: 9 · Nein: 2 · Enthaltungen: 1. Die Versammlungsleitung verkündet: Der Beschluss ist angenommen.
- Unterschriften
- Versammlungsleitung · ein Wohnungseigentümer · Vorsitz des Verwaltungsbeirats
Für Hausverwaltungen
Die nächste Versammlung aufnehmen, den Entwurf prüfen
Nimm die Versammlung mit Zustimmung der Anwesenden auf, im Raum mit der App oder online mit dem Assistenten. Klang transkribiert, trennt die Sprecher und schreibt auf deine Anfrage den Protokollentwurf.
- Unbegrenzte Transkription im kostenlosen Tarif
- Protokollentwurf als Dokument, Export als Word oder PDF
- Alle Gespräche einer Gemeinschaft in einem Ordner durchsuchbar
- Server in Frankreich, ISO 27001, kein KI-Training mit deinen Daten
Häufige Fragen zum Protokoll der Eigentümerversammlung
Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?
Nach § 24 Abs. 6 WEG der oder die Vorsitzende der Versammlung und ein Wohnungseigentümer. Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, unterschreibt auch dessen Vorsitz oder Vertretung.
Bis wann muss das Protokoll vorliegen?
§ 24 Abs. 6 WEG verlangt, die Niederschrift „unverzüglich“ aufzunehmen, und nennt keine feste Tageszahl. Fristen aus der Gemeinschaftsordnung oder dem Verwaltervertrag gehen zusätzlich vor. Für Anfechtungsfristen hol im Einzelfall rechtlichen Rat ein.
Was ist der Unterschied zwischen Protokoll und Beschluss-Sammlung?
Die Niederschrift dokumentiert die Versammlung und wird unterschrieben. Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter fortlaufend; sie enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, außerdem schriftliche Beschlüsse und Urteilsformeln (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
Darf die Eigentümerversammlung aufgezeichnet werden?
Nur offen und mit Zustimmung der Anwesenden. Heimliche Aufnahmen nichtöffentlicher Gespräche sind nach § 201 StGB strafbar. Kündige die Aufnahme in der Einladung an, halte die Zustimmung im Protokoll fest und lösche die Aufnahme, wenn die Niederschrift fertig ist.
Gibt es das Muster als Word-Vorlage?
Eine eigene Datei für Eigentümerversammlungen bieten wir nicht an. Du kannst unsere kostenlose Protokoll-Vorlage für Word nehmen und je Tagesordnungspunkt Beschlussantrag und Abstimmungsergebnis ergänzen, oder du lässt Klang den Entwurf aus der Aufnahme schreiben und speicherst ihn als Word-Datei.
Kann eine KI das Protokoll der Eigentümerversammlung schreiben?
Sie kann den Entwurf schreiben. Klang transkribiert die Aufnahme und erstellt auf deine Anfrage eine Niederschrift mit Tagesordnungspunkten, Beschlussanträgen und Abstimmungsergebnissen. Prüfen und unterschreiben bleibt Aufgabe der Versammlungsleitung; Klang kann Fehler machen.
Quellen
Gesetzestexte geprüft am 29. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.