KI-Meeting-Protokoll: automatisch aus der Aufnahme
Wer das Protokoll führt, ist im Meeting nur halb dabei. Klang zeichnet die Besprechung auf, transkribiert auf Deutsch, unterscheidet die Sprecher und erstellt einen Protokollentwurf mit Zusammenfassung, Beschlüssen und To-dos. Du liest gegen, passt an und versendest.
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So entsteht das Protokoll
Von der Besprechung zum fertigen Entwurf sind es drei Schritte. Niemand muss mitschreiben, und niemand muss nach dem Termin rekonstruieren, was beschlossen wurde.
- Zeichne die Besprechung auf: vor Ort über die App, online oder als Datei im Nachhinein. Alle gängigen Audio- und Videoformate funktionieren.
- Klang transkribiert auf Deutsch, unterscheidet die Sprecher und erstellt automatisch eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und nächsten Schritten.
- Du liest den Entwurf gegen, passt an, wo nötig, und versendest das Protokoll. Das vollständige Transkript bleibt daneben, jeder Satz mit der Audiostelle verknüpft.
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Was ein KI-Protokoll enthält
Ein brauchbares Protokoll beantwortet drei Fragen: Was wurde besprochen, was wurde beschlossen, und wer macht was bis wann. Genau darauf ist der Entwurf aufgebaut:
- Zusammenfassung der Besprechung in wenigen Absätzen
- Beschlüsse, als Ergebnis formuliert
- To-dos mit den nächsten Schritten
- Das vollständige Transkript mit Sprechermarkierung, falls es später auf den Wortlaut ankommt
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Für Teams mit vielen Meetings
Der eigentliche Gewinn zeigt sich nach ein paar Wochen: Alle Besprechungen liegen durchsuchbar an einem Ort. Du fragst, was zu einem Thema entschieden wurde, und bekommst die Antwort mit Verweis auf das Gespräch und die exakte Stelle, statt alte Protokolle zu durchsuchen.
Wiederkehrende Auswertungen lassen sich planen: eine Wochenzusammenfassung aller Teammeetings, offene To-dos über alle Termine hinweg, oder Einwände aus Kundengesprächen. Einmal eingerichtet, läuft die Analyse bei jedem neuen Gespräch mit.
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Datenschutz: aufzeichnen, aber richtig
Besprechungen enthalten personenbezogene Daten, deshalb gehören zwei Dinge zusammen: Informiere alle Teilnehmenden über die Aufnahme und ihren Zweck, und wähle ein Werkzeug, das die Daten sauber verarbeitet.
Klang verarbeitet alle Daten in Europa, bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag, verwendet deine Gespräche nie zum Training von KI und ist ISO 27001:2022-zertifiziert. Worauf es bei der Anbieterwahl im Detail ankommt, steht in unserem Vergleich zur DSGVO-konformen Transkription.
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Was kostet das?
Du startest kostenlos und ohne Kreditkarte. Was der kostenlose Tarif enthält und was die bezahlten Tarife kosten, steht auf der Preisseite.
Protokoll von Hand oder mit KI?
Beides führt zu einem Protokoll. Der Unterschied liegt darin, wer während des Meetings arbeitet und wie viel danach übrig bleibt:
| Von Hand | Mit KI (Klang) | |
|---|---|---|
| Während des Meetings | Eine Person schreibt mit und diskutiert nur halb | Alle diskutieren, die Aufnahme läuft |
| Nach dem Meeting | Notizen ordnen, Beschlüsse rekonstruieren, ausformulieren | Entwurf gegenlesen, anpassen, versenden |
| Wortlaut | Nur, was mitgeschrieben wurde | Vollständiges Transkript, jeder Satz mit Audiostelle |
| Auffindbarkeit später | Abhängig von Ablage und Disziplin | Alle Besprechungen an einem Ort durchsuchbar |
| Verlässlichkeit | Hängt an der protokollführenden Person | Gleichbleibende Struktur, Kontrolle bleibt bei dir |
Ein KI-Entwurf ersetzt das Gegenlesen nicht: Prüfe Beschlüsse und Zuständigkeiten, bevor du das Protokoll versendest.
So sieht der Entwurf aus
Ein Ausschnitt aus einem automatisch erstellten Protokollentwurf nach einer Teambesprechung:
Das Team hat den Stand des Launches besprochen und den Zeitplan angepasst. Offene Punkte betreffen das Kundenfeedback aus den Interviews.
Der Launch wird auf den 2. September verschoben. Anna teilt den aktualisierten Plan bis zum 16. August mit dem Team.
Erik fasst das Feedback aus den Kundeninterviews zusammen und stellt es beim nächsten Termin vor. Frist: 19. August.
Mehr als ein Protokoll
Jede Besprechung wird durchsuchbares Wissen
Das Protokoll ist der Anfang. In Klang durchsuchst du alle Besprechungen gemeinsam, stellst Fragen zum Inhalt und planst wiederkehrende Auswertungen, mit Quellenverweis auf die exakte Stelle im Gespräch.
- Protokollentwurf mit Zusammenfassung, Beschlüssen und To-dos
- Transkription auf Deutsch mit automatischer Sprechererkennung
- Alle Besprechungen an einem Ort durchsuchbar
- Datenverarbeitung in Europa, kein KI-Training mit deinen Aufnahmen, ISO 27001:2022-zertifiziert
Häufige Fragen
Wie erstellt die KI das Meeting-Protokoll?
Klang transkribiert die Aufnahme auf Deutsch, unterscheidet die Sprecher und erstellt daraus automatisch eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und To-dos. Den Entwurf liest du gegen und passt ihn an, bevor du ihn versendest.
Funktioniert das mit Teams, Zoom und Google Meet?
Ja. Du kannst Online-Meetings genauso verarbeiten wie Besprechungen vor Ort: aufzeichnen oder die Aufnahmedatei im Nachhinein hochladen. Alle gängigen Audio- und Videoformate funktionieren.
Ist das DSGVO-konform?
Klang verarbeitet alle Daten in Europa, bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag, verwendet deine Gespräche nie zum Training von KI und ist ISO 27001:2022-zertifiziert. Die Pflicht, Teilnehmende über die Aufnahme zu informieren, bleibt bei dir.
Was kostet ein KI-Meeting-Protokoll?
Du startest kostenlos und ohne Kreditkarte. Was der kostenlose Tarif enthält und was die bezahlten Tarife kosten, steht auf der Preisseite.
Brauche ich trotzdem eine Protokollvorlage?
Für formale Gremien mit fester Struktur kann eine Vorlage weiter sinnvoll sein; der KI-Entwurf liefert dann den Inhalt. Eine kostenlose Word-Vorlage und eine Anleitung zum Protokollschreiben findest du bei uns ebenfalls.
Kann ich das Protokoll exportieren?
Ja, du kannst Protokolle und Transkripte exportieren und in deinem üblichen Format weiterverwenden oder direkt aus Klang teilen.