Gespräche und Meetings aufzeichnen: was ist erlaubt?
Ein Gespräch aufzuzeichnen ist erlaubt, wenn alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind. Heimlich aufzunehmen ist in Deutschland dagegen strafbar, nach § 201 StGB. Hier steht, was das Gesetz genau verbietet, was die DSGVO zusätzlich verlangt, was am Arbeitsplatz gilt und wie du die Einwilligung so einholst, dass niemand überrascht wird.
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Die Grundregel: offen aufnehmen, nie heimlich
Ob Teams-Meeting, Kundengespräch oder Telefonat: Die Frage „Darf man Gespräche aufnehmen?“ hat eine kurze Antwort. Ja, wenn alle Beteiligten vorher wissen, dass aufgenommen wird, und einverstanden sind. Nein, wenn du heimlich aufnimmst. Das gilt auch, wenn du selbst am Gespräch teilnimmst.
Dahinter stehen zwei Regelwerke, die unabhängig voneinander gelten. Das Strafrecht schützt mit § 201 StGB die Vertraulichkeit des Wortes. Das Datenschutzrecht verlangt, dass eine Aufnahme eine Rechtsgrundlage hat und die Betroffenen informiert werden. Eine Aufnahme muss beide Hürden nehmen.
Diese Seite beschreibt die Rechtslage in Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorschriften.
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§ 201 StGB: Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
§ 201 StGB schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort. Nichtöffentlich ist ein Gespräch in der Regel, wenn es sich an einen abgegrenzten Kreis richtet: ein Meeting im Team, ein Telefonat, ein Videocall mit Kunden, ein Personalgespräch. Ein Vortrag vor offenem Publikum ist dagegen meist öffentlich.
Strafbar ist nach Abs. 1, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht. Nach Abs. 2 ist auch strafbar, wer ein nicht für ihn bestimmtes Gespräch mit einem Abhörgerät abhört oder eine solche Aufnahme im Wortlaut oder ihrem wesentlichen Inhalt nach öffentlich mitteilt.
Das entscheidende Wort ist „unbefugt“. Wer mit Einwilligung aller Beteiligten aufnimmt, handelt befugt. Ob eine heimliche Aufnahme ausnahmsweise gerechtfertigt ist, etwa über den rechtfertigenden Notstand nach § 34 StGB, ist eine enge Einzelfallfrage. Darauf solltest du dich nicht verlassen.
- Strafrahmen nach Abs. 1 und 2: Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe
- Amtsträger und für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete: bis zu fünf Jahre oder Geldstrafe (Abs. 3)
- Schon der Versuch ist strafbar (Abs. 4)
- Tonträger und Abhörgeräte können eingezogen werden (Abs. 5)
- Taten nach Abs. 1 und 2 werden nur auf Strafantrag verfolgt (§ 205 Abs. 1 StGB)
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Was die DSGVO beim Aufzeichnen von Meetings verlangt
Eine Aufnahme mit Stimmen und Namen enthält personenbezogene Daten. Wer im Beruf aufzeichnet, braucht deshalb eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. In der Praxis ist das meist die Einwilligung (lit. a) oder ein berechtigtes Interesse (lit. f), das gegen die Interessen der Aufgenommenen abgewogen wird. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Dazu kommt die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO: Wer aufnimmt, sagt, wofür die Aufnahme verwendet wird, wie lange sie gespeichert bleibt und welche Rechte die Beteiligten haben. Nutzt du einen Dienst für Transkription oder Zusammenfassung, schließt du mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wichtig ist die Reihenfolge: Ein berechtigtes Interesse nach der DSGVO macht eine heimliche Aufnahme strafrechtlich nicht zulässig. Für Videokonferenzen heißt das immer: ankündigen, Einverständnis einholen, Zweck und Speicherdauer nennen.
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Teams, Zoom und Klang: woran Teilnehmende eine Aufnahme erkennen
Die großen Meeting-Plattformen machen Aufnahmen sichtbar. Microsoft Teams benachrichtigt alle Teilnehmenden, sobald eine Aufzeichnung startet. Zoom fragt Teilnehmende nach ihrem Einverständnis, wenn beim Beitritt bereits aufgezeichnet wird oder der Host die Aufnahme startet.
Der Klang-Assistent ist ebenso sichtbar. Er tritt dem Meeting in Teams, Zoom oder Google Meet als eigener Teilnehmer bei, mit dem Namen „Klang.ai“ oder einem Namen, den du festlegst. Jemand muss ihn aus dem Wartebereich zulassen, und er verlässt das Meeting, wenn es endet. Alle sehen also, dass mitgeschrieben wird.
Ein Hinweis in der Teilnehmerliste ersetzt aber nicht das Ankündigen. Wer zu spät kommt, nicht auf die Liste schaut oder sich per Telefon einwählt, bemerkt die Aufnahme womöglich nicht. Sag es deshalb zu Beginn ausdrücklich, und wiederhole es, wenn jemand später dazukommt.
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Meetings am Arbeitsplatz: Betriebsrat und Personalrat
Im Job kommt eine dritte Ebene dazu. Führt ein Arbeitgeber ein Werkzeug ein, das Meetings aufzeichnet oder transkribiert, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Das Gesetz spricht von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht legt das weit aus: Es reicht, dass das System objektiv zur Überwachung geeignet ist, auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (BAG, 1 ABR 7/15, Rn. 22). In Dienststellen des Bundes bestimmt der Personalrat nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG mit.
Eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist heikel, weil Beschäftigte abhängig sind. Sie muss wirklich freiwillig sein, und ein Nein darf keine Nachteile haben. Eine Aufnahme sollte deshalb nie Bedingung für die Teilnahme an einem Meeting sein. Klare Regeln in einer Betriebsvereinbarung schaffen mehr Sicherheit als Einzelabsprachen. Was eine solche Vereinbarung für KI-Meeting-Assistenten regeln sollte, steht in unserem Ratgeber zu Betriebsrat und KI.
Eine Grenze ist absolut: Sitzungen des Betriebsrats, an denen Mitglieder per Video- oder Telefonkonferenz teilnehmen, dürfen nicht aufgezeichnet werden. § 30 Abs. 2 Satz 2 BetrVG sagt wörtlich: „Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig.“
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Telefonat aufzeichnen: dieselben Regeln, ein Satz mehr
Für Telefonate gilt dasselbe wie für Meetings. Ein Telefongespräch ist nichtöffentlich, eine heimliche Aufnahme fällt unter § 201 StGB. Ob du das Telefonat mit dem Smartphone, einer App oder der Telefonanlage aufzeichnest, spielt keine Rolle.
Am Telefon sieht dein Gegenüber keine Teilnehmerliste. Sag deshalb gleich zu Beginn, dass du aufnehmen möchtest und wozu, und warte auf ein klares Ja. Schweigen ist keine Zustimmung. Die Klang-App für iPhone und Android nimmt eingehende und ausgehende Anrufe auf und erstellt nach dem Gespräch ein Transkript mit Sprecherkennzeichnung und einer kurzen Zusammenfassung (Pro). Auch hier gilt: erst fragen, dann aufnehmen.
Aufzeichnen im Überblick
Eine grobe Orientierung für typische Situationen. Sie ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
| Situation | Aufnahme zulässig? | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Meeting, alle informiert und einverstanden | In der Regel ja | Zweck und Speicherdauer nennen, Zustimmung festhalten, AVV mit dem Anbieter |
| Heimliche Aufnahme eines Gesprächs oder Telefonats | Nein, strafbar nach § 201 StGB | Auch das Gebrauchen oder Weitergeben einer solchen Aufnahme ist strafbar |
| Öffentlicher Vortrag vor offenem Publikum | Fällt meist nicht unter § 201 StGB | Datenschutz und Hausrecht der Veranstaltung gelten trotzdem |
| Meeting-Werkzeug im Unternehmen einführen | Nur mit Beteiligung des Betriebsrats | Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Betriebsvereinbarung |
| Betriebsratssitzung per Video oder Telefon | Nein | § 30 Abs. 2 Satz 2 BetrVG: Aufzeichnung unzulässig |
Stand Oktober 2026, nach den Gesetzestexten auf gesetze-im-internet.de. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Formulierungen für die Einwilligung
So kannst du eine Aufnahme ankündigen und das Einverständnis einholen. Namen und Firma sind erfunden. Passe Zweck und Speicherdauer an deine Situation an.
- In der Einladung
- „Ich möchte unser Gespräch aufzeichnen und mit Klang transkribieren lassen, damit wir ein genaues Protokoll haben. Die Aufnahme lösche ich, sobald das Protokoll abgestimmt ist. Wenn du das nicht möchtest, sag kurz Bescheid, dann schreibe ich klassisch mit.“
- Zu Beginn des Meetings
- „Bevor wir starten: Der Klang-Assistent ist dabei und schreibt mit, für das Protokoll. Ist das für alle in Ordnung?“ Frau Keller und Herr Yilmaz bestätigen mündlich, die Zustimmung steht im Protokoll.
- Am Telefon
- „Guten Tag Herr Brandt, hier ist Frau Keller von der Hofmann Haustechnik GmbH. Darf ich unser Telefonat aufnehmen? Ich nutze die Aufnahme nur für meine Gesprächsnotiz und lösche sie danach.“ Erst nach dem Ja startet die Aufnahme.
- Wenn jemand Nein sagt
- „Kein Problem, dann ohne Aufnahme.“ Die Aufnahme bleibt aus, das Gespräch findet trotzdem statt, und niemand muss sich rechtfertigen.
- Wenn jemand später widerruft
- Ab dem Widerruf wird nicht mehr aufgenommen. Ob die bisherige Aufnahme gelöscht wird, sprecht ihr offen ab und haltet es fest.
Transparent aufzeichnen
Ein Meeting-Assistent, den alle sehen
Klang tritt deinem Meeting sichtbar bei, transkribiert auf Deutsch und erstellt eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und ToDos. Verarbeitet wird in Europa, und Aufnahmen werden nie zum Training von KI verwendet.
- Klang-Assistent in Teams, Zoom und Google Meet, sichtbar in der Teilnehmerliste
- Unbegrenzte Transkription im kostenlosen Freemium-Tarif
- Verarbeitung und Speicherung in Europa, AVV inklusive
- ISO 27001:2022, verschlüsselte Arbeitsbereiche
Häufige Fragen zum Aufzeichnen von Gesprächen
Darf man Gespräche heimlich aufnehmen?
Nein. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB strafbar. Das gilt für Gespräche unter vier Augen genauso wie für Meetings und Telefonate, auch wenn du selbst teilnimmst. Schon das Gebrauchen oder Weitergeben einer heimlichen Aufnahme ist eine eigene Tat (Abs. 1 Nr. 2).
Ist es erlaubt, ein Telefonat aufzuzeichnen?
Ja, wenn dein Gegenüber vorher davon weiß und zustimmt. Sag zu Beginn, dass und wozu du aufnehmen möchtest, und starte die Aufnahme erst nach einem klaren Ja. Ohne Zustimmung ist die Aufnahme eines Telefonats nach § 201 StGB strafbar.
Welche Strafe droht bei Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes?
Nach § 201 Abs. 1 und 2 StGB Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, für Amtsträger nach Abs. 3 bis zu fünf Jahren. Eine Geldstrafe wird in Tagessätzen verhängt, mindestens 5 und höchstens 360, je Tagessatz zwischen 1 und 30.000 Euro, abhängig vom Einkommen (§ 40 StGB).
Wird § 201 StGB nur auf Antrag verfolgt?
Ja, Taten nach § 201 Abs. 1 und 2 StGB werden nur auf Strafantrag verfolgt (§ 205 Abs. 1 StGB). Die verletzte Person muss also einen Antrag stellen. Für Amtsträger nach Abs. 3 gilt das nicht.
Darf ich ein Teams-Meeting aufzeichnen?
Ja, wenn alle Teilnehmenden informiert sind und zustimmen und es eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO gibt. Teams zeigt allen an, dass eine Aufzeichnung läuft. Kündige sie trotzdem vorher an. Im Unternehmen hat außerdem der Betriebsrat bei der Einführung solcher Werkzeuge mitzubestimmen.
Darf der Arbeitgeber Meetings aufzeichnen lassen?
Nicht nach Belieben. Für die Einführung eines Aufzeichnungs- oder Transkriptionswerkzeugs gilt die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, in Bundesbehörden die des Personalrats nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG. Jede Aufnahme braucht zusätzlich eine Rechtsgrundlage und die Information der Beteiligten.
Ist diese Seite eine Rechtsberatung?
Nein. Sie gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage in Deutschland, Stand Oktober 2026. Für deinen konkreten Fall, etwa wenn du eine Aufnahme als Beweis verwenden willst, sprich mit einer Anwältin, einem Anwalt oder eurem Datenschutzbeauftragten.