KI für Anwälte: Gespräche dokumentieren, ohne die Verschwiegenheit zu riskieren

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Wo KI für Anwälte wirklich Zeit spart

Wenn von KI für Juristen die Rede ist, geht es oft um Recherche oder Schriftsatzentwürfe. Der Bereich, in dem sich am schnellsten Zeit sparen lässt, ist unspektakulärer: alles, was gesprochen wird und danach aufgeschrieben werden muss. Erstgespräch, Mandantentermin, Telefonat mit der Gegenseite, interne Fallbesprechung.

Bisher heißt das: mitschreiben, während man zuhört, oder hinterher diktieren und das Diktat abtippen lassen. Mit einer Aufnahme erstellt die KI das Transkript und einen Entwurf, den du prüfst und in die Akte übernimmst. Vier Einsatzfelder lohnen sich besonders:

• Mandantengespräch und Erstgespräch: Sachverhalt, Ziele des Mandanten, offene Unterlagen und vereinbarte nächste Schritte als Entwurf
• Aktennotiz nach Telefonaten: Wer hat wann was gesagt, inklusive Zusagen und Fristen
• Besprechungen im Team oder mit anderen Kanzleien: Ergebnisse, Zuständigkeiten und Fristen statt loser Notizen
• Suche über Gespräche hinweg: Fragen wie „Wann hat der Mandant den Vertrag zum ersten Mal erwähnt?“ an mehrere Aufnahmen zu einem Mandat stellen

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Was das Berufsrecht verlangt: § 43a, § 43e BRAO und § 203 StGB

Nach § 43a Abs. 2 BRAO bist du zur Verschwiegenheit verpflichtet, und zwar über alles, was dir in Ausübung deines Berufes bekannt geworden ist. Strafrechtlich abgesichert ist das in § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB: Wer als Rechtsanwalt ein anvertrautes fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, riskiert Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Ein KI-Dienst, der Aufnahmen verarbeitet, ist ein Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO. Du darfst ihm Zugang zu geschützten Informationen nur gewähren, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. § 43e Abs. 2 verlangt eine sorgfältige Auswahl, § 43e Abs. 3 einen Vertrag in Textform mit drei Mindestinhalten:

• Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung (Nr. 1)
• Kenntnisnahme fremder Geheimnisse nur, soweit es zur Vertragserfüllung erforderlich ist (Nr. 2)
• Regelung, ob weitere Personen eingesetzt werden dürfen, und wenn ja, deren Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform (Nr. 3)

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Ausland, Einwilligung und Datenschutz

Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, ist der Zugang nach § 43e Abs. 4 BRAO nur zulässig, wenn der Geheimnisschutz dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es nach § 43e Abs. 5 BRAO zusätzlich die Einwilligung des Mandanten.

Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben nach § 43e Abs. 8 BRAO unberührt, daneben gilt also die DSGVO. Für einen Transkriptionsdienst heißt das in der Regel: Auftragsverarbeitungsvertrag, klarer Verarbeitungsort, Löschkonzept und Transparenz gegenüber den Betroffenen.

Und vor jeder Aufnahme: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Kündige die Aufnahme deshalb vorher an und hol die Zustimmung aller Beteiligten ein, im Mandantengespräch genauso wie am Telefon.

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Was der BRAK-Leitfaden zum KI-Einsatz empfiehlt

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat im Januar 2025 „Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz“ veröffentlicht (Stand Dezember 2024). Der Leitfaden hat nur empfehlenden Charakter und ersetzt nicht die eigene Prüfung im Einzelfall. Drei Punkte daraus sind für Gesprächsprotokolle besonders wichtig.

Erstens: KI unterstützt, sie ersetzt die anwaltliche Arbeit nicht. Eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse ist in jedem Fall erforderlich. Zweitens: Vertrauliche Mandanteninformationen dürfen nur unter den strengen Voraussetzungen von § 43e BRAO an KI-Anbieter gelangen. Für den Zugang genügt nach dem Leitfaden schon, dass der Anbieter die Möglichkeit zur Kenntnisnahme hat.

Drittens: Weil bei Anbietern mit Sitz in den USA nicht abschließend geklärt ist, ob der Schutz vergleichbar ist, sollten nach dem Leitfaden soweit möglich Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland oder Europa bevorzugt werden. Eine berufsrechtliche Pflicht, Mandanten über den KI-Einsatz zu informieren, sieht der Leitfaden nach aktuellem Stand nicht, empfiehlt aber einen transparenten Umgang und im Zweifel eine vertragliche Regelung.

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So setzen Kanzleien Klang ein

Im Besprechungsraum nimmst du das Gespräch mit der Klang-App auf dem Smartphone auf. Bei Videoterminen in Teams, Zoom oder Google Meet nimmt der Klang-Assistent teil, nachdem du ihn aus dem Warteraum zugelassen hast. Telefonate mit Mandanten zeichnet die App im Pro-Tarif auf und transkribiert sie nach dem Auflegen.

Klang transkribiert auf Deutsch, kennzeichnet die Sprecher und erstellt eine Zusammenfassung mit Vereinbarungen und ToDos. Mit Wortlisten (Pro) bringst du Klang Namen, Kürzel und Fachbegriffe bei. Den Entwurf prüfst du, korrigierst ihn und exportierst ihn als Word-Datei in die Akte.

Für Kanzleien mit strengen Vorgaben gibt es den Team-Tarif: Private Cloud mit eigenem Schlüssel (BYOK) oder Betrieb in der eigenen Infrastruktur (On-Premise), dazu SSO, Audit-Logs, Zugriffssteuerung und eigene Aufbewahrungsfristen. In Skandinavien arbeiten unter anderem die Kanzleien Lindahl und Schjødt mit Klang.