KI für Steuerberater: Gespräche dokumentieren, Verschwiegenheit wahren

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KI in der Steuerberatung: wo Gespräche ins Spiel kommen

Belegerkennung und Buchungsvorschläge laufen in der Regel in der Fachsoftware. Ein zweiter Bereich bleibt dort oft außen vor: alles, was im Gespräch geklärt wird und danach dokumentiert werden muss.

Die Bundessteuerberaterkammer nennt in ihren FAQ zu KI genau das als Einsatzfeld für Diktier-KI: Aktenvermerke, Gesprächsnotizen und die Transkription von Gesprächen. Typische Termine in der Kanzlei:

• Mandantengespräch und Mandatsaufnahme: Situation, Ziele, fehlende Unterlagen
• Jahresabschlussbesprechung: Ergebnis, Erläuterungen, Fragen des Mandanten, Gestaltungsideen für das nächste Jahr
• Beratungsdokumentation: Was wurde empfohlen, auf welcher Grundlage, und wofür hat sich der Mandant entschieden?
• Interne Kanzleibesprechungen: Fristen, Zuständigkeiten und Abstimmung im Team

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Verschwiegenheit: § 57 StBerG und § 203 StGB

Nach § 57 Abs. 1 StBerG hast du deinen Beruf verschwiegen auszuüben. Die Pflicht erstreckt sich auf alles, was dir in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist, außer offenkundigen Tatsachen und solchen, die keiner Geheimhaltung bedürfen. Strafrechtlich ist sie durch § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB abgesichert, der Steuerberater und Steuerbevollmächtigte ausdrücklich nennt.

Für jedes KI-Werkzeug heißt das: Mandantendaten dürfen nur an einen Anbieter gelangen, wenn der Mandant eingewilligt hat oder die Voraussetzungen von § 62a StBerG erfüllt sind. Die BStBK wird in ihren FAQ deutlich: Vertrauliche Mandantendaten sollten keinesfalls ungeschützt in öffentliche KI-Dienste eingegeben werden.

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Dienstleister einbinden: was § 62a StBerG verlangt

§ 62a StBerG regelt, wann du Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen geben darfst: nur soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Ein Transkriptionsdienst, der Aufnahmen von Mandantengesprächen verarbeitet, fällt darunter. Die Anforderungen im Überblick:

• Sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und sofortiges Beenden der Zusammenarbeit, wenn die Vorgaben nicht mehr eingehalten werden (Abs. 2)
• Vertrag in Textform: Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Kenntnisnahme nur soweit erforderlich, Regelung zu weiteren eingesetzten Personen (Abs. 3)
• Bei Leistungen im Ausland: ein dem Inland vergleichbarer Geheimnisschutz (Abs. 4)
• Bei Leistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen: Einwilligung des Mandanten (Abs. 5). Wann KI darunter fällt, ist nach den BStBK-FAQ nicht zweifelsfrei geklärt; sie raten, vor der Eingabe sensibler Mandantendaten die Einwilligung einzuholen
• Die Datenschutzvorschriften bleiben unberührt (Abs. 8): Daneben gilt die DSGVO, einschließlich Auftragsverarbeitungsvertrag

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Was die BStBK zu Diktier-KI empfiehlt

Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer zu KI im steuerberatenden Berufsstand (Stand 27. Januar 2026, Rechtsstand Juli 2025) behandeln Diktier-KI ausdrücklich. Sie halten sie in der Steuerberatung für grundsätzlich zulässig, wenn Datenschutz und Verschwiegenheit konsequent gewahrt werden.

Drei Punkte nennen die FAQ dabei: Nach § 201 StGB ist das Aufnehmen nichtöffentlicher Gespräche nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten zulässig. Datenschutzrechtlich braucht es eine Rechtsgrundlage, Transparenz gegenüber den Betroffenen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und möglichst eine Verarbeitung in der EU mit klarem Löschkonzept. Und berufsrechtlich darf der Einsatz nicht zum Zugriff unbefugter Dritter auf Mandantendaten führen.

Bei der Toolauswahl empfehlen die FAQ, EU-basierte Anbieter oder Server in der EU zu bevorzugen, auf Zertifizierungen wie ISO 27001 zu achten und möglichst Werkzeuge zu wählen, die Eingaben nicht zum Training nutzen. Einen Offline-Betrieb halten sie in jedem Fall für vorzugswürdig. Und jedes KI-Ergebnis muss von einer fachkundigen Person geprüft und freigegeben werden.

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So arbeitet eine Kanzlei mit Klang

Das Mandantengespräch im Büro nimmst du mit der Klang-App auf dem Smartphone auf. Bei Videoterminen in Teams, Zoom oder Google Meet nimmt der Klang-Assistent teil, nachdem du ihn aus dem Warteraum zugelassen hast. Telefonate mit Mandanten zeichnet die App im Pro-Tarif auf und transkribiert sie nach dem Auflegen.

Klang transkribiert auf Deutsch, kennzeichnet die Sprecher und erstellt eine Zusammenfassung mit Vereinbarungen und ToDos. Wortlisten (Pro) helfen bei Begriffen wie Investitionsabzugsbetrag oder bei Mandantennamen. Den Entwurf prüfst du und exportierst ihn als Word-Datei für die Mandantenakte. Eine direkte Anbindung an deine Kanzleisoftware gibt es nicht; die Word-Datei legst du dort ab, wo deine Akten liegen.

Für Kanzleien, die die Daten im eigenen Haus halten wollen, gibt es im Team-Tarif den Betrieb in der eigenen Infrastruktur (On-Premise) oder eine Private Cloud mit eigenem Schlüssel (BYOK), dazu Audit-Logs, Zugriffssteuerung und eigene Aufbewahrungsfristen.