Reunião one on one: pauta, perguntas e modelo para líderes

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O que é uma reunião one on one

Reunião one on one é um encontro individual e recorrente entre líder e liderado, em que a pauta pertence principalmente à pessoa liderada. O objetivo é criar um canal regular para tratar de prioridades, dificuldades, feedback e desenvolvimento antes que virem problema.

Ela não substitui a avaliação de desempenho nem a reunião de equipe. A avaliação olha para trás e tem consequências formais; a reunião de equipe trata de assuntos coletivos. A one on one é contínua, informal e sobre a pessoa.

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Com que frequência e por quanto tempo

Uma frequência comum é semanal ou quinzenal, com 30 minutos. Pessoas novas na equipe ou em projetos críticos tendem a se beneficiar da semanal; profissionais experientes e autônomos, da quinzenal. Mensal costuma ser pouco: os assuntos ficam velhos antes de serem tratados.

Mais importante do que a frequência é não desmarcar. Remarque se precisar, mas não cancele: cancelar seguidamente comunica que a conversa não é prioridade.

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Como conduzir a one on one em 5 passos

Um roteiro simples que funciona para a maioria das equipes:

• Mantenha uma pauta compartilhada em que os dois adicionam temas até a véspera. Comece pelos temas da pessoa liderada.
• Abra com a pessoa, não com o trabalho: como ela está e o que está tomando energia.
• Trate bloqueios e prioridades. Pergunte o que você, como gestor, pode tirar do caminho.
• Reserve alguns minutos para feedback nos dois sentidos e, uma vez por mês, para carreira e desenvolvimento.
• Feche lendo os combinados em voz alta, com responsável e prazo, e comece a próxima conversa por eles.

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20 perguntas para a one on one, por tema

Use duas ou três por conversa, não todas. Perguntas abertas rendem mais do que ‘está tudo bem?’.

• Bem-estar: Como você está, de verdade? O que está tomando mais energia? Sua carga de trabalho está sustentável? O que faria esta semana ser boa?
• Prioridades: No que você está focado agora? Há algo que você acha que não deveria estar fazendo? Alguma prioridade está em conflito com outra?
• Bloqueios: O que está travando seu trabalho? O que está demorando mais do que deveria? Do que você precisa de mim? Há alguma decisão esperando por alguém?
• Feedback para você: O que foi bem desde a última conversa? Em que eu poderia ter ajudado mais? Que feedback você gostaria de receber?
• Feedback para o gestor: O que eu deveria começar, parar ou continuar fazendo? Como estão nossas reuniões de equipe?
• Carreira: Que habilidade você quer desenvolver neste semestre? Onde você se vê daqui a dois anos? Que tipo de projeto você gostaria de assumir? Há alguém na empresa com quem você gostaria de aprender?

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Gravar a one on one: quando faz sentido

Na maioria das vezes, a one on one não precisa ser gravada: basta registrar os combinados no modelo. Gravar pode fazer sentido quando a pessoa quer revisar um feedback detalhado, em conversas de plano de desenvolvimento ou quando os dois preferem prestar atenção um no outro em vez de anotar.

Se for gravar, combine antes, explique para que serve a gravação e quem terá acesso, e respeite um não. A conversa é sobre a pessoa, e a LGPD exige finalidade clara e transparência no tratamento de dados pessoais. No Klang, a gravação fica na sua conta e você decide com quem compartilhar.