Transkribera i Word: så gör du, och när det inte räcker

01

Så fungerar Transkribera i Word

Transkribera finns under knappen Diktera på fliken Start i Word för Microsoft 365. Du kan antingen spela in direkt i Word eller ladda upp en ljudfil. Så här gör du med en fil:

• Öppna ett dokument och välj Transkribera under Diktera.
• Välj språket som talas, till exempel svenska (Sverige).
• Välj Ladda upp ljud och välj filen. Formaten som stöds är .wav, .mp4, .m4a och .mp3.
• Låt fönstret vara öppet medan Word transkriberar. Det tar enligt Microsoft upp till ungefär lika lång tid som inspelningen.
• Byt namn på ”Talare 1” och ”Talare 2” och rätta fel medan du lyssnar.
• Välj Lägg till alla i dokument, eller lägg till ett avsnitt i taget.

02

Gränserna du bör känna till

Microsofts supportsida beskriver flera begränsningar (kontrollerad 19 oktober 2026):

• Det kräver Microsoft 365. Med en vanlig prenumeration kan du transkribera högst 300 minuter uppladdat ljud per månad; med en Copilot-licens är gränsen 30 000 minuter.
• Enligt Microsoft finns funktionen i Word för Microsoft 365 på Windows, och organisationer i myndighetsmiljö har den bara i Word för webben. Word för Mac nämns inte.
• Bara fyra filformat: .wav, .mp4, .m4a och .mp3. En MOV-fil från kameran eller en webm från ett webbinarium måste konverteras först.
• Talarna heter ”Talare 1”, ”Talare 2” och så vidare tills du döper om dem, i varje dokument för sig.
• Ett dokument kan bara ha en transkription. Gör du en ny tas den gamla bort ur fönstret.
• Ljudfilen sparas i mappen Transkriberade filer i din OneDrive.

03

När Word räcker, och när det inte gör det

Har du en eller två intervjuer i månaden, i mp3 eller m4a, och använder Word för Windows ändå, är Words egen funktion ett bra val. Den kostar inget extra om du redan har Microsoft 365.

Det blir trångt när mängden växer. En intervjustudie med tjugo intervjuer på en timme är 1 200 minuter, fyra gånger månadsgränsen. Lika vanligt är att du behöver mer än texten: talarnas riktiga namn utan att döpa om dem varje gång, en sammanfattning, fackord som stavas rätt eller frågor över alla intervjuer samtidigt.

04

Från ljudfil till Word-dokument med Klang

I Klang laddar du upp ljud- och videofiler i de flesta format, från vanliga ljudformat till video i MP4, MOV och MKV, upp till 10 GB per fil. Transkriberingen är obegränsad i gratisabonnemanget. Så här blir det ett Word-dokument:

• Ladda upp filen och låt språket stå på Automatiskt, eller välj svenska.
• Kontrollera texten medan du lyssnar och rätta det som blivit fel.
• Ge talarna namn. Klang skiljer talarna åt automatiskt, och med Pro känner Klang igen samma person i nästa inspelning.
• Klicka på Ladda ned och välj Word (.docx). Välj om talarnamn, tidsstämplar och kommentarer ska följa med, och om på varandra följande repliker från samma talare ska slås ihop.

05

Inspelningar med personuppgifter

Intervjuer och samtal innehåller nästan alltid personuppgifter, ofta känsliga. Använder din organisation redan Microsoft 365 är ljudet i OneDrive kanske redan godkänt av dataskyddsombudet. Om inte, är det värt att fråga innan du laddar upp.

Klang är byggt i Sverige och behandlar data i Europa. Du får personuppgiftsbiträdesavtal, Klang är certifierat enligt ISO 27001:2022 och dina inspelningar används aldrig för att träna AI.