Att transkribera en intervju kräver tålamod, lyssnarförmåga och redigering. Men en bra transkription ger dig snabba referenspunkter när du ska ta viktiga beslut samt tillhandahåller ett skriftligt dokument som är lättare att arbeta med, analysera och dela med andra.

Det finns tre olika tillvägagångssätt för hur man transkriberar en intervju

• Använd dig av ett automatiskt transkriptionsverktyg
• Manuell transkribering
• Anlita en transkriberingsfirma

En bra transkription kan även avgöra hela skillnaden i din rekryteringsprocess, din forskning, dina juridiska fall eller annat område du verkar inom.

Hur transkriberar jag automatiskt en ljud- eller video-intervju?

Automatisk transkribering är utan tvekan det snabbaste, billigaste och enklaste sättet att omvandla en intervju till text.

Steg 1. Få en transkribering direkt med Klang.ai

Gå till Klang.ai och skapa ett konto. Du kommer därefter bli omdirigerad till din arbetsyta där du kan välja hur du vill få din intervju transkriberad genom att klicka på “Ny transkribering”. Välj en av dina inspelade intervjuer(Läs vår guide om hur du spelar in) eller koppla ihop det till dina video eller telefonintervjuer.

Därefter analyserar och transkriberar Klang.ai din fil till en redigerbar transkription med sammanfattning samt sammanställer frågor och svar.

Klang.ai kan också vara med redan i intervjusteget och transkribera direkt efter mötet om du till exempel har med den automatiska AI-sekreteraren. Bjud in sekreteraren eller planera in den med en gratis mötesbokning.

Steg 2. Redigera och komplettera

Klang.ai transkriberar med Sveriges bästa och högkvalitativa AI-transkribering och identifierar talare från mötet. Dock kan det fortfarande vara en bra idé att läsa igenom transkriberingen innan du delar det med dina kollegor eller andra för att säkerställa att det är så korrekt som möjligt.

Klang.ai upptäcker rekommenderade ändringar och leder dig genom transkriberingen för att du ska ha en så användarvänlig process som möjligt. Du kan också lyssna igenom hela intervjun med en visuell markör för att du aldrig ska tappa bort dig.

Steg 3. Exportera och dela din transkribering

Efter att du kompletterat din transkribering kan du enkelt dela den med dina kollegor eller andra genom att klicka på “Dela” i verktygspanelen. Dela filetranksriberingen inom ditt projekt på Klang.ai eller skicka länken till en utomstående.

Klang.ai stödjer även att du laddar ner filen genom att klicka på “Ladda ner” i verktygspanelen. Där du kan specificera flertalet formateringsregler och exportera din fil som “*.docx-, *.xlsx-, *.srt-, *.vtt-, *.txt- eller *.csv-format”.

Du kan till exempel välja mellan att visa talare, tidstämplar, slå ihop segment, välja tidsformat och antal blankrader mellan texten.

Hur transkriberar jag en intervju manuellt?

Att transkribera en intervju manuellt innebär att du sitter och lyssnar igenom hela intervjun och ordagrant skriver ner vad som sägs. Detta för att få en så korrekt som möjligt representation av vad som sades under intervjun.

För att underlätta processen av att transkribera en intervju manuellt har vi här sammanfattat några steg du kan följa:

Sätt av tid

Att manuellt transkribera är väldigt tidskrävande, man brukar säga att det tar ca. En timme per 15 min. Dvs. har du en intervju på en timme så ca. Fyra timmar för en timme. Så om du tänker transkribera dina intervjuer för egen hand, se till att sätta av en stor del av tiden i ditt schema. Det räcker sällan bara med en genomlyssning av en intervju. Det kan även vara bra att tänka på att om det rör sig om fackspråk, dialekt eller obekant jargong och slang, kan det även ta längre tid då du även behöver slå upp/leta reda på dess innebörd.

Lyssna igenom hela intervjun

Lyssna igenom hela intervjun innan du börjar transkribera för att under tiden göra upp en plan om hur du vill strukturera den. Om du till exempel gör en kvalitativ intervju kanske du vill göra en struktur för olika sektioner och behålla den konsekvent över alla dina intervjuer. Vissa transkriberingar kan vara väldigt omfattande och komplexa beroende på antal talare, intervjuns längd, teknisk terminologi eller omfattningen av vad som ska transkriberas (är det bara en del eller hela intervjun?).

Transkribera ett utkast

Efter att du lyssnat igenom intervjun en gång kan du påbörja ditt utkast. Se till att ha valt ut om du ska skriva en ordagrann transkribering, intelligent ordagrann transkribering, redigerad transkribering eller en fonetisk transkribering. Därmed kan du hålla dig konsekvent vid hantering av utfyllnadsord och hantering av långa pauser med mera.

Det kan vara bra att göra utkastet av transkriberingen så snart som möjligt efter att intervjutillfället varit. Eftersom att det kan hända att personen talade lite för lågt, snabbt eller sluddrade till. Men om det var nyligen intervjun skedde så kan du kanske snabbt fylla i luckan.

Lägg till tidsstämplar för att slippa arbeta dig igenom hela intervjun för att snabbt hoppa till en specifik punkt i intervjun. Finns det ord som du inte kan uttyda (även efter flera tillbakaspolningar), lägg till din bästa gissning inom hakparanteser för att läsaren ska veta att det var ett ord som var svårt att höra.

Märk ut talarna med deras namn, initialer eller T1, T2… Det kan vara en god idé att därtill använda sig av färgkodning för att indikera talare, speciellt ifall intervjun innehåller många talare.

Korrekturläs och redigera ditt utkast

Lyssna igenom intervjun en gång till och korrekturläs ditt utkast. Redigera potentiella misstag om du stöter på något. Tänk även på att följa den formateringen som du valt för din transkription respektive området du arbetar inom. Det ska vara enkelt för andra att ta del av vad du skrivit och du kommer antagligen även behöva formatera typografin, dela in i paragrafer, lägga till rubriker och sidnumrering.

Att anlita en transkriberingsfirma

När du väljer att anlita en transkriberingsfirma betalar du för den mänskliga faktorn, erfarenheten och tiden.

Genom att skicka dina ljud- eller video-filer till en firma som huserar duktiga transkriberare så kommer du inte behöva lägga tid på redigering. Detta på grund av att dom professionella transkriberarna har erfarenhet av arbetet och gör ett noggrant arbete. Det är också detta noggranna arbete som både gör att det kommer ta längre tid samt kosta mer.

Här är ett urval av transkriberingsfirmor:

• Semantix - https://www.semantix.com/se/
• Spoken - https://www.spokencompany.se/
• Transkribering.nu - https://transkribering.nu/

Slutsats

Att transkribera kan ha en stor inverkan på ditt arbete. Vare sig du är jurist, forskare, rekryterare, arbetar inom media eller är student så påverkar transkriberingens kvalitet ditt slutresultat. Från snabba referenspunkter, utvalda citat, analyspunkter, ett effektivt sätt att sammanställa rapporter eller forskningsresultat; bra transkriberingar gynnar de flesta. Du vet aldrig när du behöver referera eller gå tillbaka till en gammal intervju.

Jag hoppas att dom här tipsen och informationen kan hjälpa dig på vägen när du nu går vidare med att transkribera dina intervjuer. Klang.ai kan spara dig åtskilliga timmar som du istället kan lägga på att redigera dina transkriberingar och på andra delar av dina projekt.